[Selbstmanagen]  [Projektmanagement]  [PM-Übersicht]  [Integration]  [PM-Begriffe]
[Analyse/Planung]  [Start]  [Kosten]  [Qualität]  [Ressourcen]  [Kommunikation]  [Änderung]  [Risiko]  [Beschaffung]

Änderungsmanagement

Änderungen finden im Projekt immer statt. Meistens handelt es sich dann um ungewollte unvorhersehbare Ereignisse, die in den Projektverlauf nicht eingeplant wurden. Um diese manchmal energiezehrenden Ereignisse gut zu überstehen und neue Wege zu finden, bedarf es bestimmter Grundsätze:

Möglichst früh viele Mitarbeiter mit einbeziehen
Gut bei Veränderungen ist immer die Betroffenen zu Beteiligten machen was einer der entscheidensten Erfolgsfaktoren in solchen Situationen bedeutet.
Beteiligt sein heißt sich aktiv mit der Situation auseinanderzusezen, sie zu erleben und zu akzeptieren. Nur bei einer aktiven Teilnahme an dem Neuen können Ideen und Vorschläge für eine optimale Lösung der Situation erzeugt werden.
Möglichkeiten zur Beteiligung der Projektmitarbeiter sind offiziell gestaltete Meetings, in denen die Informationen gleichzeitig an alle weitergegeben werden. Informationsweitergabe von Telefon zu Telefon oder auch von Schreibtisch zu Schreibtisch funktionieren nicht. Hier sind Verfälschungen und Verluste an der Tagesordnung, aber auch Übertreibungen sind bei dieser Strategie zu beklagen.

Veränderungen brauchen eine klare Vision
achdem das Projekt mit dem aufgetretenen Ereignis nicht weiter in den zuvor geplanten Bahnen weiterlaufen kann, muß eine neue Richtung gefunden werden. Eine Vision, wie es nach der Änderung weitergeführt werden kann, steuert das Projekt in eine neue Richtung. Ist keine Vision vorhanden, geht die Veränderungsenergie in alle Richtungen. Jeder hat eigene Vorstellungen und die entstehenden Diskussionen oder die Verteidigungen der unterschiedlichen Meinungen nehmen dem gemeinsamen Vorgehen die Luft. Dieses soll jedoch nicht bedeuten, daß nicht zur passenden Zeit und mit passenden Mitteln (z.B. Brainstorming) Vorschläge und Ideen der Beteiligten gesammelt und im weiteren Vorgehen in der Vision berücksichtigt werden (s. oben).
Nur bei einer klaren Vision eines gehbaren Weges können die Beteiligten für die anstehende Veränderung begeistert werden und erneut über sich hinauswachsen.

Veränderungen von oben nach unten kommunizieren
Um eine Veränderung durchzuführen, muß der Prozeß vor allem auch vom Management getragen werden. Daher ist es nur logisch, sich die Vision zunächst einmal vom Management absegnen zu lassen. Nur wenn dieses hinter der angedachten Lösung steht, diese kommuniziert und vorlebt, hat die Veränderung eine Chance zur nachhaltigen Wirkung. Ist sich das Management uneins, werden auch die Mitarbeiter unterschiedliche Stellungen beziehen. Ein gemeinsames an einem Strang ziehen ist so nicht möglich. Idealerweise zeigt sich daher das Management als Promoter einer Lösung und bringt sich selbst mit in den Prozess der Veränderung ein.

Nutzen der Änderung aufzeigen
Dinge werden gerne erledigt, wenn man einen Nutzen für sich erkennt oder Schaden von sich abwenden kann. Wenn bei einer Änderung kein Nutzen aufzuweisen ist, helfen auch die besten Argumente nicht weiter. Einfach nur Druck erzeugen trägt auch nicht zur Motivation der Betroffenen bei. Die Änderung wird von den Mitarbeitern nicht getragen. Daher kann das Changemanagement umso effektiver wirken, je mehr oder je größer es den Nutzen für die Mitarbeiter aufgezeigen kann. Suchen Sie diesen Nutzen und kommunizieren Sie ihn, um die Motivation der Betroffenen zu unterstützen und sie von der Sache zu begeistern.

Frühzeitige Informationspolitik betreiben
Jeder hat schon einmal erlebt, was Gerüchte anstellen können. Sie lassen unterschiedliche Standpunkte entstehen, die häufig unberechtigt sind, steht erst einmal die gesamte Information zu Verfügung. Unterschiedliche Standpunkte bedeuten - sind sie erst einmal entstanden - Widerstand. Man muß gegen sie kämpfen um sie zu schwächen oder abzubauen. Es sollte daher immer eines der ersten Ziele sein, solche Situationen und damit Schaden von dem Projekt abzuwenden.
Gründe für Gerüchte auf ein bereits eingetroffenes Ereignis sind immer fehlende Informationen oder falsche, die bereits aufgrund von Gerüchten entstanden sind. Eine frühzeitige und umfassende Informationspolitik wirkt der Gerüchtebildung entgegen und ist daher eine wichtige Basis für Veränderungen im Projekt. Informationen sollten natürlich nicht nur bei Änderungen gegeben werden. Durch regelmäßige Informationsveranstaltungen und Kommunikation der Zwischenergebnisse mit den Betroffenen läßt eine derartige Situation erst gar nicht auftreten. Dieses Verhalten fällt unter den Begriff Kommunikationskultur.

Veränderungen beobachten
Veränderungsprozesse stellen gegenüber dem Alten etwas neues dar und gehen immer mit Unsicherheiten, Widerständen, Zweifeln und Unwägbarkeiten einher. So betrachtet kann eine Veränderung im Projekt nur in einer Phase eingeführt werden, in der die Widerstände und Zweifel abgebaut und der Standort regelmäßig bestimmt wird um insgesamt den Erfolg der Änderung sicherzustellen. Einmalige Ausrufung einer Änderung ohne weitere Kontrolle führt schlichtweg zu Mißerfolg.
Ein weiterer Punkt, der die Beobachtung des Änderungsprozesses fordert, sind Unwägbarkeiten, die in der Findungsphase der neuen Lösung nicht berücksichtigt worden sind oder nicht berücksichtigt werden konnten. Generell kann durch regelmäßige Workshops während des Veränderungsprozesses beiden Aspekten effektiv entgegen gewirkt werden.

Planung und Struktur der Änderung
Nur durch gründliche Planung und eine klare Projektstruktur kann ein größerer Veränderungsprozess gestaltet werden. Hierzu sollte eine Veränderungsarchitektur geschaffen werden, in der die nötigen Maßnahmen, Follow-up`s, und Meetings aufgeführt und miteinander abgestimmt sind. Dieses Vorgehen bedingt - wie leicht einzusehen ist - eine offene Informationspolitik, die alle Beteiligten mit einschließt.

Individuelle Lösungen für Verlierer
Wird eine Organisationsstruktur verändert gibt es immer Gewinner und Verlierer. Gründe sind Macht- und Kompetenzverschiebungen, die dem einen zu Gute kommen und dem anderen halt nicht. Sollen die Verlierer nicht klanglos dabei untergehen, müssen für sie individuelle Lösungen geschaffen werden. Diese verlangen vielleicht auch manchmal, daß die Gewinner wieder einen Schritt zurückstecken müssen. Bei diesen Änderungsprozessen ist es äußerst schwierig wenn nicht sogar unmöglich, alle Betroffenen zufrieden zu stellen. Auch wenn sich dieses am Ende nicht vermeiden läßt, so deutet eine offene Informationspolitik zumindest darauf hin, daß die Entscheider dieses als Ziel hatten. Versteckt gemachte Entscheidungen ohne Miteinbeziehung der Verlierer deuten eindeutig auf das Gegnteil hin

Schneller erster Erfolg gewünscht
Widerstand gegen eine Änderung läßt sich am leichtesten durch einen Erfolg brechen. Da lang anhaltender Widerstand lange unnütze Kräfte auf beiden Seiten verzehrt, ist es von enormer Wichtigkeit, möglichst früh ein Erfolgserlebnis vorzuweisen, sei es auch nur um die Motivation der Mitarbeiter zu fördern. Es muß am Anfang nicht gleich ein großer Erfolg vorliegen. Ein kleiner reicht da oftmals schon aus, um auch den letzten Zweifler auf seine Seite zu ziehen und so günstigere Bedingungen für den großen kommenden Erfolg zu schaffen.

   Zurück zur Einführung Projektmanagement