Projektmanagement

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So, alles erledigt!Übersicht Projektmanagement

Projekte können allgemein in die vier Phasen Projektanalyse, Projektplanung, Projektstart, Projektdurchführung und Projektabschluß aufgegliedert werden. An diese Phasen und an die Erfolgsfaktoren von oben angelehnt sind für das Projektmanagement folgende Aufgaben definiert::

  • Projekanalyse
    Mit der Projektanalyse am Anfang eines Projektes bestimmt man die augenblickliche Position des Projektes in seiner vielfältigen Umgebung. Diese Umgebung besteht aus technischen und kommerziellen Details, beinhaltet aber auch die Positionierung gegenüber allen Projektbeteiligten und deren zugrunde liegenden Verbindungsstrukturen. Projektbeteiligte sind die Auftraggeber, Lieferanten, Geldgeber, die späteren Anwender, aber nicht zuletzt auch die eigene Firma und das zusammen gestellte Projektteam, das das Projekt realisieren soll. Ist das Projekt eine Fortführung eines älteren, ergeben sich aus der Projekthistorie wertvolle Hinweise für die Projektanalyse. Wie aufwendig sind die einzelnen Arbeitsschritte? Kann ein Zwischenergebnis aus dem alten Projekt wiederverwendet werden? ...
     
  • ProjektplanungSo, das hier zuerst, und das ... ?
    Die Projektplanung beinhaltet vom Anfang des Projektes beginnend die Planung und Koordinationsstrukturen aller nötigen Schritte, um es erfolgreich mit den zu Verfügung stehenden Mitteln in der vorgegebenen Zeit beenden zu können. Die Aspekte, die bei der Planung berücksichtigt werden müssen, sind die herunter gebrochenen Projektaufgaben (Teilaufgaben, WBS), deren Struktur und gegenseitigen Abhängigkeiten, die Ressourcen, die zur Erledigung der Teilaufgaben bereitgestellt werden müssen, und der Zeitrahmen, in dem das Projekt eingebettet ist. In der Projektplanung wird die zeitliche Reihenfolge der Teilaufgaben festgelegt und festgestellt, welche Teilaufgaben voneinander unabhängig sind und u.U. parallel ausgeführt werden können. Zwischen den einzelnen Teilaufgaben werden Ergebnisse festgelegt, die ein Maß dafür sind, wann und ob diese als beendet angesehen werden können (Milestones). Ein wichtiger Punkt im Ablauf eines Projektes ist der Projektstart, der das Projekt schon von Beginn an in die richtige Richtung aufgleisen soll.
  • Kostenmanagement
    Das Kostenmanagement beschäftigt sich mit den Kosten und der Kostenstruktur des Projektes. Dieses beinhaltet die Kostenanalyse einzelner Teile des Projektes, die Kostenabschätzung der einzelnen Teilaufgaben, als auch die erwarteten Umsätze und Gewinne, die mit der Projektrealisierung entstehen sollen. Die Kostenstruktur definiert die Prinzipien und Zeitrahmen, nach denen die Kosten berechnet und ausgezahlt werden sollen.Na, die sehen doch super aus!
  • Qualitätsmanagement
    Jedes Produkt, und damit auch jedes Projekt, soll mit einer bestimmten Qualität gefertigt werden. Die Aufgabe des Qualitätsmanagements (QM) ist es, durch eine Planung und Sicherung der nötigen Projektaktivitäten die von der Projektspezifikation vorgegebene Qualität am Ende des Projektes zu erreichen. Dieses geschieht mit Hilfe einer vorangestellten Qualitätsplanung und ständiger Qualitätskontrolle. Qualität hat einen direkten Einfluß auf die Gesamtkosten eines Projektes (Fehlervermeidungs- kosten, interner und externer Fehlerkosten, Meß- und Testkosten), der nicht unterschätzt werden darf. Qualität hat daher ihren Preis und kann nicht als gratis angesehen werden!
     
  • Ressourcenmanagement
    Hauptaugenmerk des Ressourcenmanagements ist die effektive Nutzung der menschlichen und maschinellen Arbeitskräfte. Dieses wird durch eine organisatorische und strukturelle Planung erreicht, bei der die Teilarbeiten des Projektes und deren Verantwortlichkeiten an das Team aufgeteilt wird. Nicht zu unterschätzende Aspekte des Ressourcenmanagements ist die Teambildung und die Teamentwicklung. Diese die zwischenmenschlichen Beziehungen betreffenden Aufgaben sorgen z.B. durch Motivation dafür, daß die Projektarbeit innerhalb des Teams möglichst gut funktioniert und keine Reibungsverluste auftreten.
     
  • KommunikationsmanagementAlle mal hier herhören!
     Die Kommunikationsstruktur zwischen allen Projektbeteiligten ist häufig weit komplexer als es auf den ersten Blick erscheint. Da es nicht möglich ist, daß sich im Projekt jeder mit jedem unterhalten kann, müssen Kommunikationswege und Informationen, die über diese Wege laufen sollen, sauber geplant und dokumentiert werden. Hierzu gilt es mit entsprechenden Techniken wie Richtlinien, festen Regeln und Prozeduren ein Kommunikationsnetzwerk über das Projekt zu legen. Die Werkzeuge des Kommunikationsnetzwerkes sind Telefon, Mail, Fax, Briefe, Meetings und Konferenzen. Auf das Projekt zugeschnittene Dokumentvorlagen mit z.T. standardisierten Inhalten vereinfachen und erleichtern die Kommunikation im Projekt erheblich.
  • Projektänderungsmanagement
    Kein Projekt läuft bis ins letzte Detail so wie geplant ab. Es gibt immer kleinere oder größere Abweichungen, selbst mit sorgfältigster Planung. Das Projektänderungsmanagement hat als Ziel, mögliche Änderungen im Frühstadium zu erkennen, diese an alle Projektbeteiligten zu kommunizieren und Lösungen entsprechend der Änderungen mit möglichst geringen Auswirkungen auf den Rest des Projektes (z.B. Zeitpläne) zu erarbeiten. Im Anschluß daran ist darauf zu achten, daß die besprochenen Änderungen im Projektablauf wie definiert durchgeführt werden.
     
  • RisikomanagementGeht das noch gut oder nicht?
    Ziel des Risikomanagements ist es trotz all der mehr oder weniger großen Unwägbarkeiten eines Projektes für einen möglichst guten Verlauf zu sorgen. Schon bevor es im Projekt zu einer plötzlichen schwerwiegenden Änderung kommt, sollte diese in einer Risikoidentifizierung erkannt worden und durch eine Analyse mit ihren möglichen Auswirkungen auf alle Projektbereiche bekannt sein. Es gilt dabei unterschiedliche Risikotypen wie Markt- und Technologierisiken, sowie finanzielle Risiken zu beachten. Die Antworten auf ein erkanntes Risiko können Vermeidungs- oder Minderungsmaßnahmen sein. Natürlich kann ein Risiko unter bestimmten Randbedingungen auch ohne Gegenmaßnahmen akzeptiert werden wenn die Auswirkungen auf das Projekt klein oder die Wahrscheinlichkeit für das Eintreffen als sehr gering betrachtet werden kann.
  • Beschaffungsmanagement
    Zur Durchführung eines Projektes sind viele Voraussetzungen zu erfüllen. Unter Umständen liegen einige dieser Voraussetzungen wie Ressourcen und Know-how am Anfang der Projektarbeit nicht vor und müssen daher erst beschafft werden. Dieses erfordert ein planvolles Vorgehen in einem Beschaffungsmanagement. Möglichkeiten der Beschaffung sind z.B. fehlende Werkzeuge innerhalb der Firma zu ordern oder herzustellen, sich oder einem Teammitglied neues Wissen in einem Training anzueignen, bestimmte Aufgaben an andere Firmen 'outzusourcen' oder das fehlende Teil extern einzukaufen. Alle Möglichkeiten müssen für die beste Wahl auf allen Ebenen (Kosten, Ressourcen, Zeitplan, ...) gegeneinander verglichen und abgewogen werden.

Diese neun Aspekte lassen sich in die beiden Bereiche Projektkernbereich und Projektunterstützung zuordnen. Während die Aufgaben aus dem Kernbereich sich direkt auf das Projekt beziehen und damit unerläßlich sind (Projektanalyse und -planung, Kosten- und Qualitätsmanagement), wirken die anderen Aspekte (Ressourcen, Kommunikations-, Risiko- und Beschaffungsmanagement) eher indirekt auf das Projekt und beeinflussen das Projekt bzw. seinen Ablauf. Aufgrund der Vielfältigkeit von Projekten - und jedes Projekt ist anders - können die Grenzen zwischen den einzelnen Bereichen häufig nicht hart gezogen werden. Wer z.B. ein Projekt analysiert erledigt dabei schon einen gewissen Teil seiner Planung.
Jeder der aufgeführten Aspekte stellt selber ein eigenes Arbeitspaket dar, daß mehr oder weniger zu Beginn des Projektes initiiert wird und über die Gesamtlaufzeit des Projektes ständig überwacht und u.U. entsprechend sich einer neu ergebenden Situation korrigiert werden muß.

Integrationsmanagement
Eine Aufteilung wie oben findet auf der Ebene einzelner globaler Projektaufgaben statt. Aus Sicht des Gesamtprojektes besteht Projektmanagement aus der sinnvollen und zielgerichteten Integration all dieser Einzelaufgaben, mit denen die Erwartungen und Wünsche der Projektbeteiligten (die sogenannten Stakeholder) mit den zur Verfügung stehenden PM Werkzeugen und PM Techniken erreicht werden können. So gesehen besteht die Arbeit des Projektmanagements neben den einzelnen Projektaufgaben auch aus der sinnvollen Integration aller Teilaspekte eines Projektes. Hier noch einmal zusammenfassend die neun Schlüsselaktivitäten des Projektmanagements:... ist der Schlüssel zu PM.

 

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